কন্টেন্ট
- পর্যায়ে
- পার্ট 1 একটি অভিযোগ চিঠি লিখছেন
- পার্ট 2 উপযুক্ত সুর এবং ফর্ম্যাট ব্যবহার করুন
- পার্ট 3 চিঠির প্রতিক্রিয়া
অনেক লোক জীবনের কোনও সময় অভিযোগের চিঠি লেখেন। আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবায় সন্তুষ্ট না হন তবে এই সমস্যাগুলি সাধারণত উভয় অংশীদারদের পারস্পরিক সুবিধার জন্য একটি চিঠি দিয়ে সমাধান করা যেতে পারে যা পরিস্থিতিটির দৃ strongly়ভাবে নিন্দা করে, তবে বিনীত উপায়ে। অভিযোগ পত্র লেখা দুষ্কর বা কষ্টকর নয় neither আপনাকে যা করতে হবে তা হ'ল বিষয়গুলি স্পষ্টভাবে এবং বিনয়ের সাথে একটি সমাধানের প্রস্তাব দেওয়া।
পর্যায়ে
পার্ট 1 একটি অভিযোগ চিঠি লিখছেন
- গ্রাহক পরিষেবা চিঠি ঠিকানা। আপনি যখন কোনও অভিযোগের চিঠি লিখতে চান, তখন আপনাকে প্রশ্নে সংস্থার গ্রাহকসেবার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করা আপনার পক্ষে আরও কার্যকর হবে। গ্রাহক পরিষেবা গ্রাহকদের অভিযোগ পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং আপনি সম্ভবত আপনার অনুরোধটি দক্ষ ও কার্যকরভাবে প্রক্রিয়া করা দেখতে পাচ্ছেন।
- সম্ভব হলে এই বিভাগের পরিচালকের নাম সন্ধান করুন look আপনার চিঠিটি সৌজন্য বক্তব্য হিসাবে শুরু করুন প্রিয় স্যার অথবা প্রিয় ম্যাডামব্যক্তির নাম অনুসরণ করে। গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের নাম যদি আপনি খুঁজে না পান তবে কেবল সৌজন্য ফর্মটি লিখুন।
- আপনি সংস্থার ওয়েবসাইটে, সংস্থার ব্রোশিওরে, ব্যবহৃত কোনও বিজ্ঞাপনের সামগ্রী বা দেওয়া পণ্যগুলির কোনও প্যাকেজিং বা লেবেলে গ্রাহক পরিষেবার ঠিকানা খুঁজে পেতে পারেন।
-
সরাসরি বিন্দু যান। আপনার চিঠির প্রথম লাইনে স্পষ্টভাবে বলা উচিত যে আপনি নিজের চিঠিটি কেন লিখছেন এবং আপনার অভিযোগের মর্মার্থ কী। পরিষেবা প্রদত্ত তারিখ, সময় এবং স্থান (বা কেনা হয়েছিল) সহ যতগুলি প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদর্শিত হবে, সমস্ত ক্রমিক নম্বর বা প্রশ্নে থাকা মডেলগুলি ভুলে যাবেন না।- মিসাইভের প্রাপক অবশ্যই পাঁচ সেকেন্ডেরও কম সময়ে চিঠির উদ্দেশ্য সনাক্ত করতে সক্ষম হবেন। সুতরাং খুব দীর্ঘ এবং অসন্তুষ্ট একটি ভূমিকা দিয়ে শুরু এড়াতে চেষ্টা করুন।
- আপনি আরও বিশদ উপস্থাপন করতে পারেন বা পরবর্তী অনুচ্ছেদে পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করতে পারেন, তবে প্রথম লাইনে আপনার অভিযোগটি যথাসম্ভব সংক্ষেপে হাইলাইট করা উচিত।
- আপনার প্রথম বাক্যটি দেখতে দেখতে কেমন হবে: এখানে প্যারিসের এক্সএক্সএক্স স্ট্রিটে আপনার লোকালতে 15 জুলাই আমি যে ত্রুটিযুক্ত হেয়ার ড্রায়ার কিনেছিলাম তা অভিযোগ করার জন্য লিখছি। "
-
সমস্যার ফলাফল সম্পর্কে সুনির্দিষ্ট হন। আপনি যদি কোনও পণ্য প্রতিস্থাপন, কোনও ফেরত, মেরামত বা ক্ষতিপূরণের অন্যান্য রূপ চান তবে এটি দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে পরিষ্কার করুন। সুতরাং, আপনি ফর্মগুলি, বা অন্য উত্তরপত্রগুলি গ্রহণ না করার এবং প্রাপককে কাজ করার জন্য কিছু দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি।- আপনার মুখোমুখি হয়ে যতটা সম্ভব গঠনমূলক হওয়ার চেষ্টা করুন, যে সমস্যার মুখোমুখি হচ্ছেন তার সমাধানের একটি উপায় অফার করে যাতে সংস্থার সাথে আপনার সম্পর্ক বজায় থাকে। যদি আপনি কোনও পণ্য কিনে না দেওয়ার বা সেই সংস্থার পরিষেবাগুলি ব্যবহার না করার হুমকি দেওয়ার সময় আপনি যদি ফেরত বা অন্য ধরণের ক্ষতিপূরণ চান, তবে আপনি আপনার অনুরোধগুলি প্রক্রিয়া করতে দেখতে পাবেন না।
- আপনি যদি চান যে সংস্থাটি কোনও বৃহত্তর সমস্যা সমাধান করতে পারে তবে তা আপনার চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করুন তবে মনে রাখবেন যে এটি সময় নেবে।
- আপনার প্রথম চিঠিতে মামলা করার হুমকি দিবেন না। এটি ব্যবহারের শেষ সমাধান সমাধান হতে পারে তবে প্রথমে আপনার অভিযোগ পত্রটি প্রেরণ করুন এবং অনুকূল প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করুন।
-
ভাউচারের অনুলিপি সংযুক্ত করার চেষ্টা করুন। এটি রসিদ, গ্যারান্টি, জামিনত, আপনি যে চেক প্রেরণ করেছেন সেগুলির অনুলিপি এবং প্রয়োজনবোধে আপনি একটি ফটো বা ভিডিও সংযুক্ত করতে পারেন। সমস্ত নথি চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সমস্ত নথি আপনার চিঠি সহ করা উচিত।- আপনি যে টুকরা সংযুক্ত করতে চান তার অনুলিপিগুলি অবশ্যই পাঠাতে ভুলবেন না, তবে আসলটি নয়। এইভাবে, আপনি এই প্রয়োজনীয় তথ্যটি হারাবেন না, যদি আপনাকে কোনও তৃতীয় পক্ষের কাছে সহায়ক নথি জমা দিতে হয়।
- আপনি চিঠির সাথে সংযুক্ত সমস্ত কপি নির্দিষ্ট করতে ভুলবেন না। এখানে একটি উদাহরণ রয়েছে: "দয়া করে আমার আসল প্রাপ্তির একটি অনুলিপি এবং চুলের শুকানোর সিরিয়াল নম্বরের ওয়্যারেন্টির একটি অনুলিপি এবং তথ্যের সাথে সন্ধান করুন। "
-
সমস্যা সমাধানের জন্য সময় দিন। সমস্যা সমাধানের জন্য এটি একটি উপযুক্ত সময়ের জন্য সহায়তা করবে। এটি আপনাকে আশ্বাস দেবে এবং অল্প সময়ে সমস্যার সমাধান করতে সহায়তা করবে।- একটি সময়সীমা সরবরাহ করা আপনার চিঠিটি হারিয়ে যাওয়া বা ভুলে যাওয়ার সম্ভাবনাও রোধ করবে, যা সংস্থার সাথে আপনার সম্পর্ককে আরও উত্তেজনা তৈরি করতে পারে।
- এই বিলম্বটি যুক্তিসঙ্গত কিনা তা নিশ্চিত করুন। এক বা দু'সপ্তাহের সময় সাধারণত আপনার পক্ষে যা চাওয়া হয় তার উপর নির্ভর করে পর্যাপ্ত।
-
শ্রদ্ধার সাথে চিঠিটি বন্ধ করুন। আপনার প্রাপককে তার সহায়তার জন্য ধন্যবাদ জানুন এবং সমস্যাটি সমাধান করার জন্য আপনার সাথে যোগাযোগ করা কখন এবং কীভাবে করা হবে তা তাদের জানান। এটি কাজটি সহজতর করে এবং আপনাকে আরও দক্ষ ফলাফল সরবরাহ করে।- সাধারণত "আন্তরিকভাবে" মত প্রকাশের সাথে চিঠিটি বন্ধ করুন, যদি আপনি প্রাপকের নাম জানেন, বা যদি এটি না হয় তবে "দয়া করে আমার শুভেচ্ছা গ্রহণ করুন"। "আমার আন্তরিক শুভেচ্ছা" বা "খুব আন্তরিকভাবে" এর মতো অনানুষ্ঠানিক বন্ধের সূত্রগুলি এড়িয়ে চলুন।
পার্ট 2 উপযুক্ত সুর এবং ফর্ম্যাট ব্যবহার করুন
-
নম্র হোন. সম্ভবত আপনি রাগান্বিত, এবং সম্ভবত আপনি সঠিক, কিন্তু নম্র না হয়ে কেবল প্রাপককে রক্ষণাত্মক করে তুলবে। সম্মানজনক সুর দিয়ে একটি চিঠি লিখুন এবং হুমকী, খিটখিটে বা ব্যঙ্গাত্মক মন্তব্য করতে সর্বদা এড়াতে। মনে রাখবেন যে যে ব্যক্তি আপনার চিঠির সাথে লিঙ্ক করে সে আপনার সাথে সংঘটিত সমস্ত কিছুর জন্য সরাসরি দায়বদ্ধ নয় এবং সে রাগান্বিত গ্রাহকের চেয়ে ভদ্র ও বন্ধুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্টকে সহায়তা করতে আরও গ্রহণযোগ্য এবং খুশি হবে who এবং যার অভিযুক্ত স্বর রয়েছে।- মনে রাখবেন আপনি যে সংস্থার জন্য মিসটি পাঠাচ্ছেন তিনি আপনাকে ইচ্ছাকৃতভাবে চান না। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি তাদের গ্রাহকদের সন্তুষ্ট করে খুশি।
- আপনি যদি প্রাপকের সাথে খারাপ অভিপ্রায় অনুমান না করে আপনাকে সহায়তা করতে চান এমন ব্যক্তি হিসাবে আচরণ করেন তবে আপনি আরও সফল হতে পারবেন।
- রাগ হলে চিঠি লেখা এড়িয়ে চলুন। শান্ত হওয়ার প্রত্যাশা করুন, বা আপনি যদি পছন্দ করেন তবে তবুও এটি লিখে রাখুন এবং পাঠানোর আগে দু'একদিন অপেক্ষা করুন। সমস্ত সম্ভাবনার মধ্যে, আপনি কম আক্রমণাত্মক প্রদর্শিত কিছু ধারণা পুনরায় প্রকাশ করতে চাইবেন।
-
সংক্ষিপ্ত হতে। গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধিরা প্রতিদিন শত শত চিঠি পেতে পারেন, এ কারণেই খুব দ্রুত পয়েন্টে পৌঁছানো গুরুত্বপূর্ণ তাই তারা পড়া শুরু করার সাথে সাথে ঠিক কী আশা করা উচিত তা জানেন know যদি আপনার চিঠিটি খুব দীর্ঘ বা খুব বেশি বিস্তারিত থাকে তবে পাঠক কোয়েরির বিষয়বস্তুটিতে সূক্ষ্মভাবে দেখার প্রবণতা রাখবেন এবং আপনার পরামর্শিত সমস্যা বা সমাধান সম্পর্কে খুব স্পষ্ট ধারণা পাবেন না।- অপ্রয়োজনীয় বিশদ বা ইচ্ছাকৃতভাবে প্রদাহজনক মন্তব্য এড়িয়ে চলুন।
- আপনার মিসাইভকে এক পৃষ্ঠায় দাঁড় করান বা 200 টিরও কম শব্দ করুন।
-
কর্তৃপক্ষ করুন। এই মনোভাবটি আপনার চিঠিতে সঠিক সুর দেয় এবং সংস্থার কর্মকর্তারা আপনার অভিযোগকে খুব গুরুত্বের সাথে গ্রহণ করতে পারে। এটি গুরুতর অভিযোগগুলির ক্ষেত্রে বিশেষভাবে সত্য যা এর মধ্যে আর্থিক ক্ষতি হতে পারে।- কর্তৃত্বী হওয়ার ক্ষেত্রে ভাষাগত গুণমান, আপনার অধিকার সম্পর্কে জ্ঞান এবং সমাজের বাধ্যবাধকতা, সেইসাথে আপনি চিঠিতে যে পেশাদারিত্ব দেখিয়েছেন তার মতো অনেক কিছুই জড়িত।
- এই সবগুলি আপনাকে বিশ্বাসযোগ্যতা দেয় এবং আপনার চিঠির প্রতিক্রিয়াতে ইতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে।
-
চিঠিটি যথাযথ বিন্যাসে লিখুন। উপরে উল্লিখিত হিসাবে, আপনার চিঠিটি যতটা সম্ভব পেশাদার করার জন্য ব্যবহৃত লেআউটটি নির্ধারণ করে যে আপনার অভিযোগ কীভাবে প্রাপ্ত হবে। আপনার নাম এবং ঠিকানা এবং পৃষ্ঠার উপরের বাম কোণে তারিখ, তারপরে প্রাপকের নাম বা শিরোনাম এবং চিঠির শিরোনামের ঠিক উপরে বাম দিকে সংস্থার ঠিকানা icate- সহজেই পড়া এবং ক্লিনার সামগ্রীর জন্য আপনার মিসাইপ টাইপ করতে একটি কম্পিউটার ব্যবহার করুন। যদি আপনাকে হাতে হাতে কোনও চিঠি লিখতে হয়, তা নিশ্চিত করুন যে আপনার হাতের লেখা মুছে ফেলা বা কালি দাগ ছাড়াই পরিষ্কার এবং সুস্পষ্ট।
- আপনার স্বাক্ষরটি হাতে লিখে লিখতে সমাপনী বিবৃতিতে একটি খালি জায়গা ছেড়ে দিন। এই বিভাগে, আপনাকে অবশ্যই নিজের নামটি অবশ্যই লিখতে হবে।
- একই আকারের অনুচ্ছেদের সাথে একটি ঝরঝরে এবং ভাল করে ব্যবধানযুক্ত চিঠি লিখুন।
-
বানান এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা করুন। বানান এবং ব্যাকরণ আপনার অভিযোগের ফলাফল নির্ধারণ করতে পারে। মিসাইভটি প্রিন্ট করার আগে আপনার কম্পিউটারের বানানটি নিশ্চিত করে দেখুন বা এটি পাঠানোর আগে কেউ এটি পড়েছেন।
পার্ট 3 চিঠির প্রতিক্রিয়া
-
অপেক্ষা করুন। ধৈর্য ধরুন এবং আপনি আপনার চিঠিতে প্রস্তাবিত সময়সীমা পর্যন্ত আর কোনও পদক্ষেপ নেওয়ার চেষ্টা করবেন না। নির্দিষ্ট তারিখটি যদি কোম্পানির কোনও প্রতিক্রিয়া ছাড়াই পাস করে তবে আপনি চিঠিটি পেয়েছেন কিনা তা পরীক্ষা করতে কল বা ইমেল পাঠিয়ে ফলোআপ করতে পারেন। সন্দেহের ভিত্তিতে সংস্থার সুবিধা দেওয়া ভাল।- আপনি যদি চিঠিটি সম্পর্কে কোনও তথ্য না পেয়ে থাকেন বা সমাধানটি সন্তোষজনক না হয় তবে আপনি কোনও সুপারভাইজারের কাছে অভিযোগ করতে পারেন।
-
শ্রেণিবদ্ধ কাঠামো অনুযায়ী অভিযোগ করুন। আপনি যদি গ্রাহক পরিষেবা পরিচালকের সাথে সমস্যার সমাধান করতে না পারেন তবে কোম্পানির শ্রেণিবদ্ধ কাঠামো অনুসারে পরবর্তী পরিচালককে সন্ধান করার চেষ্টা করুন এবং তার সাথে যোগাযোগ করুন। আপনি যখনই সিড়ির উপরে উঠেন, কোনও পরিষেবা প্রতিনিধি থেকে সাধারণ ব্যবস্থাপক, অবশ্যই গ্রাহক সেবা ব্যবস্থাপক এবং ভাইস প্রেসিডেন্টের মাধ্যমে, পূর্বের স্তরের সাথে আপনার চিঠিতে যোগ দেওয়ার চেষ্টা করুন। সুতরাং, প্রশ্নে প্রতিনিধিটির পরিস্থিতি সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা থাকবে, এবং এটি সমস্যাবিহীন উপায়ে সমস্যা সমাধানে সহায়তা করতে পারে।- অগ্রাধিকার হিসাবে, পরবর্তী স্তরে পৌঁছানোর আগে গ্রাহক বিভাগের সাথে শুরু করুন। প্রকৃতপক্ষে, এই বিভাগগুলি এই ধরণের অভিযোগগুলি পরিচালনা করতে বেশি ব্যবহৃত হয় এবং সাধারণ ব্যবস্থাপকের উদ্দেশ্যে সম্বোধন করা কোনও মেল সংস্থার এই শাখায় পাঠানো হতে পারে।
- যদি এটি হয় তবে গ্রাহক পরিষেবা কর্মচারীরা আপনার সম্পর্কে স্বয়ংক্রিয়ভাবে খারাপ ধারণা ফেলতে পারে কারণ আপনি তাদের চারপাশে কাজ করার চেষ্টা করেছেন।
- সচেতন থাকুন যে আপনি জেনারেল ম্যানেজার বা কোনও কোম্পানির প্রশাসকের কাছে কোনও চিঠি পাঠালে আপনার চিঠিটি অবশ্যই খুব স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং ভালভাবে লিখিত হতে হবে, কারণ ঘটনার বিষয়ে তার কোনও পূর্ব জ্ঞান থাকবে না।
-
একজন আইনজীবীর সাথে পরামর্শ করুন। কীভাবে মামলা করতে হবে আইনজীবী জানবে। মনে রাখবেন ট্রায়ালটি আপনার শেষ অবলম্বন হওয়া উচিত এবং আপনার চিঠিতে এটি উল্লেখ করা একটি নেতিবাচক স্বরকে সেট করবে এবং একই সাথে আপনার অনুরোধ করা ক্ষতিপূরণকে বাধা দিতে পারে। আপনি যদি বিচারে হেরে যান তবে এই জাতীয় সিদ্ধান্ত আপনাকে ক্ষতি করতে পারে।
- আপনি লেখার শুরু করার আগে কিছুক্ষণ সময় নিয়ে ভাবুন আপনার কী হয়েছে happened একবার আপনি পরিস্থিতিটি ভেবে দেখার পরে আপনি কী চান এবং কীভাবে প্রয়োগ করবেন সে সম্পর্কে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত হয়ে গেলে আপনি নিজের অভিযোগের চিঠি লেখা শুরু করতে পারেন।
- আপনার চিঠিতে অন্য লোকের সাক্ষ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না। আসলে, আপনি যদি মনে করেন যে এই পরিস্থিতি আদালতে শেষ হতে পারে তবে কেবল সাক্ষীদের কোনও বিবৃতিই নয়, তাদের নামও বাদ দেওয়া ভাল। এছাড়াও মনে রাখবেন যে মামলা মামলা ব্যয়বহুল হতে পারে। অনানুষ্ঠানিকভাবে, বা কমপক্ষে সালিশের মাধ্যমে কোনও চুক্তিতে পৌঁছানো ভাল।
- আপনার চিঠিতে আপনার নাম, ঠিকানা, ইমেল এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়টি নিশ্চিত করুন (সম্ভব হলে বাড়ি, অফিস এবং সেল ফোন)। এছাড়াও, সম্ভবত মেলটি কে পড়বে তা খুঁজে বার করুন যাতে আপনি নিজের অভিযোগের স্থিতির বিষয়ে তথ্য পেতে পারেন।
- আপনি যদি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির বিষয়ে অভিযোগ করতে চান তবে আপনার চিঠিটি প্রশ্নযুক্ত ব্যক্তির মধ্যে সীমাবদ্ধ করুন এবং পুরো সংস্থাটিকে অবজ্ঞান করবেন না। আপনি যদি কোনও কোম্পানির নীতি সম্পর্কে অভিযোগ করতে চান তবে প্রাপক বা নিয়মকে অপমান করবেন না। আপনাকে কেবল প্রশ্নে এবং আপনার অনুরোধে সমস্যাটি প্রকাশ করতে হবে।
- আপত্তিজনক পদ ব্যবহার করবেন না। মনে রাখবেন যে আপনি যা চান তা ক্ষতিপূরণ বা সমস্যার সমাধান। তদ্ব্যতীত, অপমানজনক অপব্যবহার করে অপ্রীতিকর হওয়া আপনাকে সহায়তা করবে না। আপনি যদি দৃmer় ভাষা অবলম্বন করতে চান তবে প্যাসিভ ফর্মটি এড়িয়ে চলুন এবং আরও সরাসরি এবং বর্ণনামূলক শব্দ ব্যবহার করুন। যেমন শব্দ ভীত এবং বিদ্রোহী তুলনায় দৃmer় হয় হতাশ.
- আপনার সমস্ত চিঠির অনুলিপি রাখুন এবং চিঠিগুলি প্রেরণের তারিখগুলি ভুলে যাবেন না।
- কিছু সাইট দর্শকদের তাদের অভিযোগ প্রকাশ করার অনুমতি দেয়। অন্যান্য গ্রাহকরাও আপনার মতো একই কোম্পানির সাথে একই অবস্থায় রয়েছেন কিনা তা দেখতে তাদের সাথে পরীক্ষা করুন।
- একটি চূড়ান্ত পঠন করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার অনুরোধের সামগ্রীটি সৎ, সত্যবাদী এবং যাচাইযোগ্য।
- ই-মেইল, ফ্যাক্স বা সংস্থার ব্লগ বা ওয়েবসাইটের মাধ্যমে হস্তাক্ষরযুক্ত চিঠিটি প্রেরণের চেয়ে এটি আরও ভাল প্রভাব ফেলে। বেশিরভাগ সংস্থাগুলি হাতে লেখা চিঠিগুলিকে উচ্চ অগ্রাধিকার দেয়।
- আপনার চিঠিতে যে কোনও ধরণের শারীরিক বা মৌখিক হুমকি দেওয়া যেমন বেআইনী, যেমন সম্পত্তি ধ্বংস করা, অন্যের স্বাস্থ্যের ক্ষতি করা বা কোনও ব্যক্তির সুরক্ষার হুমকি দেওয়া। এই হুমকিগুলি হয়রানি হিসাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে, এটি আইন আদালতে আদালতের কার্যক্রম অনুসরণ করার যথেষ্ট কারণ, যা জরিমানা থেকে কারাদণ্ড পর্যন্ত নিষেধাজ্ঞার শিকার হতে পারে। আপনার জন্য, সমস্ত হুমকি উপেক্ষা করুন। তাদের লিখিতভাবে না রাখাই ভাল, তাদের পাঠাতে দিন!